Prioriteringsmodell

Mattias Malmborg

Prioriteringsmodell för ETERNA

Vårt arbetssätt

ETERNA är ett community-drivet open source e-arkiv där prioritering av nya funktioner sker genom en transparent och inkluderande process som kombinerar användarinflytande med intern produktutveckling, regelefterlevnad och teknisk hållbarhet.

Sex vägar in för nya funktioner och krav

1. Community-driven prioritering via användarworkshops

Fyra gånger per år träffar vi användare från alla anslutna organisationer i vårt nätverk – både digitalt och fysiskt. Vid dessa tillfällen samlar vi in och prioriterar önskemål om nya funktioner genom en strukturerad process:

Antal användare – Hur många organisationer/användare efterfrågar funktionen?
Viktighet – Hur viktigt är det för verksamheten? (Kritiskt, Viktigt, Önskvärt)
Tidsperspektiv – Hur snabbt behövs funktionen? (Akut, Under året, Framtida behov)

Resultatet sammanställs i en prioriteringstabell där varje funktion får en sammanvägd poäng som styr placeringen i backlog och roadmap.

2. Direkta issues på GitHub

Vem som helst kan, när som helst, skapa issues direkt i vårt GitHub-repository. Detta ger användare möjlighet att:

Rapportera buggar och problem
Föreslå nya funktioner och förbättringar
Delta i diskussioner kring pågående utveckling

Dessa issues genomgår löpande bedömning och kan antingen prioriteras direkt (vid buggar och kritiska problem) eller lyftas in i kommande användarworkshops för gemensam prioritering.

3. Intern produktutveckling på WhiteRed

Som produktägare och utvecklare av ETERNA håller vi regelbundna interna produktrådsmöten där vi samlar input från flera nyckelroller:

Utvecklingschef/Utvecklare – Tekniska behov, plattformsutveckling, teknisk skuld, nya verktyg och lösningar som kan förbättra systemet
Säljchef – Omvärldsbevakning, marknadstrender, konkurrentanalys, efterfrågan från potentiella kunder
Support – Återkommande supportärenden, användarsvårigheter, förbättringsmöjligheter som kan minska supportbelastning samt rena beställningar
Verksamhetsutvecklare och övriga interna resurser – Strategiska initiativ, innovation, nya affärsmöjligheter

4. Lagkrav och regelefterlevnad

Kontinuerlig bevakning och hantering av myndighetskrav och standarder:

Nya lagkrav och förordningar – Förändringar i t.ex. arkivlagen, GDPR-uppdateringar eventuella nya lagar
Branschstandarder – Uppdateringar i E-ARK-Paket, METS, PREMIS, EAD etc.
Tillsynsmyndigheters krav – Riksarkivets föreskrifter, statliga och regionala arkivmyndigheters krav
Certifieringar – Eventuella krav för certifiering (t.ex. CoreTrustSeal för digitala arkiv)

5. Säkerhet och riskhantering

Proaktiv hantering av säkerhet och systemstabilitet:

Säkerhetsuppdateringar – Kritiska sårbarheter i plattform eller beroenden
Cybersäkerhetshot – Nya attackvektorer eller säkerhetsstandarder
Licensrisker – Förändringar i open source-beroenden

6. Teknisk hållbarhet

Långsiktig teknisk kvalitet och systemutveckling:

Teknisk skuld – Refaktorering, uppdatering av föråldrade komponenter
Prestandaoptimering – Skalbarhet vid ökande datamängder
Plattformsberoenden – Uppdateringar av RODA, Solr, databaser etc.
Interoperabilitet – Nya integrationsbehov med andra system

Prioritering - från input till roadmap

All input – oavsett källa – samlas och värderas utifrån:

Användarvärde – Hur många får nytta? Hur stor är nyttan?
Strategisk betydelse – Passar det i vår långsiktiga vision?
Teknisk genomförbarhet – Resurser, beroenden, risker
Affärsvärde – Påverkan på konkurrenskraft och hållbarhet
Regelefterlevnad – Är det ett lagkrav eller riktlinje?
Säkerhet och stabilitet – Påverkar det systemets säkerhet eller tillförlitlighet?

Särskild hantering av kritiska krav

Vissa typer av input har särskilda prioriteringsregler:

Lagkrav med tidsfrist – Prioriteras automatiskt baserat på när kravet träder i kraft
Kritiska säkerhetsproblem – Hanteras omedelbart genom utvecklings-process
Breaking bugs – Prioriteras högt beroende på påverkan på användare

Prioriterade funktioner och krav läggs i vår öppna roadmap och planeras. På så sätt säkerställer vi att ETERNA utvecklas i takt med användarnas behov samtidigt som vi upprätthåller teknisk kvalitet, regelefterlevnad och långsiktig hållbarhet.

Transparens och öppenhet

Vår backlog och prioriteringslista är öppen och tillgänglig för alla. Vi kommunicerar regelbundet om vad som prioriteras, varför, och vad som planeras framåt. Detta skapar förutsägbarhet för våra användare och möjliggör för community att bidra och känna sig involverade.